در بخش «مدیریت ریسک در چاپخانه» برخی آموزش های اختصاصی و عمومی لازم برای کنترل خطرات همراه با کار در محیط چاپخانه عرضه شد. در این مطلب ترجمه شده از تجربه‌هایی که کارشناسان شرکت بیمه انگلیسی تراولرز با بررسی کار در محیط چاپخانه و ترکیب آن با توصیه های عمومی کنترل ریسک در صنایع گرد آورده‌اند که در ادامه می خوانید.
نگهداری خوب
نگهداری ضعیف از به هم ریختگی و شلوغی و خرده ریز‌های روی زمین گرفته تا تجهیزات و فن اگزوز‌هایی که همیشه تمیز نمی شوند و … ممکن است موجب آتش‌سوزی شوند. محصولات خشکی که پی‌درپی در حرکتند می‌تواند موجب ایجاد الکتریسیته ساکن کرده و باعث اشتعال کاغذ یا گرد و خاک شود. همچنین گرد وخاک قابلیت انفجار دارد.
نکات مربوط به کنترل خسارت در محیط چاپخانه
نکات مربوط به کنترل خسارت شامل موارد زیر می‌شود اما محدود به این موارد نمی‌شود.
- تمامی رول‌ها و برگه‌های کاغذ را روی سطوح چوبی یا بر روی زمین نگهداری کنید.
- رول‌های بزرگ کاغذ، پلاستیک‌ها و پارچه‌ها را با فاصله مناسب و در توده‌های کم ارتفاع به صورت افقی قرار دهید تا گسترش آتش کاهش یابد.
- رول‌های کاغذ را در فاصله ۲۴ اینچی (تقریبا ۶۱ سانتی‌متر) از دیوار قرار دهید؛ رول‌های خیس می‌توانند منبسط شده و به دیوار فشار آورند.
- رول‌های کاغذ را خیلی روی هم انباشته نکنید به ویژه بر روی نیم طبقه‌ها؛ برای جلوگیری از سقوط طبقه.
- جعبه‌ها و کاغذ‌های بی‌فایده باقی مانده را در طول روز به بیرون بیاندازید.
- پارچه‌های خاکی کثیف و کدر را در محفظه‌های مقاوم در برابر آتش نگهداری کنید.
- برای ماشین‌هایی که تعداد زیادی مواد زائد تولید می‌کنند از سیستم‌های پاک‌کننده خودکار استفاده کنید.
- در هر شیفت کاری یک بار کل محیط کار را تمیز کنید.
سلامت و امنیت کارکنان
در محیط چاپخانه از ماشین چاپ گرفته تا سالن محموله‌های پست و انتشار تا مرکز توزیع و بارگیری و تحویل، از جهات مختلف تهدید‌هایی برای سلامت و امنیت کارکنان ایجاد می‌شود. صدای ماشین‌های در حال کار؛ خم کردن، بلندکردن، پایین آوردن، کشش، چرخیدن، پیچیدن و حرکات تکراری؛ راه‌اندازی و تمیز کردن ماشین‌ها و تجهیزات دارای نقاط نوک تیز و قطعات متحرک؛ قرار گرفتن در معرض ابزار تیز، مواد شیمیایی، غبار، گردوخاک، مراحل و تجهیزات داغ، همه و همه به نوعی تهدید به شمار می‌روند.
اطلاعات مربوط به بیماری‌های مرتبط با صنعت چاپ، نشانگر این هستند که کارکنان از، مشکلات پوستی، از دست دادن شنوایی و اختلالات تنفسی رنج می‌برند. داده‌های مربوط به صدمات ناشی از مشاغل نشان می‌دهند که عمده صدمات مربوط به، رگ به رگ شدن، پیچ خوردن و در رفتگی هستند؛ سر خوردن و افتادن‌ها، بریدگی‌ها، کبودی‌ها و سوراخ‌ها، اثرات سوء مواد شیمیایی، سوختگی، ضربه خوردن و گیر کردن، قطع عضو و حوادث مربوط به ماشین‌ها، نیز دیگر موارد قابل اشاره هستند.
برنامه‌های مدیریت امنیت
برای کاهش صدمات و تهدید‌های سلامتی و امنیتی، شرکت‌ها باید تمرین‌هایی در راستای برنامه‌های امنیتی نوشته شده خود انجام دهند. این برنامه‌ها باید شامل مشارکت و بازخورد کارکنان و همین طور تعهد و مسئولیت‌پذیری مدیریتی باشد.
ملاحظات لازم برای کنترل خسارت
- برای کارکنان جدید آموزش‌های مقدماتی ارایه کنید. همین‌طور برای کارکنان تمام وقت، پاره وقت و موقت، تمرینات بازیابی تدارک ببینید. برای مثال: موضوعات کلی مثل تخلیه اورژانسی، نگهداری خوب، تجهیزات مراقبت از خود، ملزومات ارگونومیک به همراه دیگر مسایل.
- کارکنان را در تمرینات مربوط به تهدید‌ها و امنیت کار در حوزه کاری خودشان شرکت دهید. تمرین‌ها باید تعاملی و فعال باشد، نه فقط خواندن و علامت زدن.
- از کارکنان موقت تنها در جاهایی که برایش آموزش دیده‌اند استفاده کنید.
- برای خدمات در محل با پیمانکاران توافق کاری امن داشته باشید، که باید شامل استفاده از مجوز برای کار باشد.
- آموزش‌های مربوط به رویارویی با خطر را رهبری کنید و SDSها را در دسترس قرار دهید.
- یک پروسه بازرسی تصادفی داشته باشید که شامل برنامه‌های عملیاتی برای اصلاح باشد.
ارتباط خطر و مواد شیمیایی
چاپگرها ممکن است از انواع مواد شیمیایی خطرناک استفاده کنند، که می‌تواند موجب به خطر افتادن سلامتی شوند مثل، اختلالات پوستی و تنفسی. گردوخاک حاصل از کاغذ، ذرات جوهر و نشاسته ممکن است موجب ناراحتی و مشکلات تنفسی شوند.
یک آیین‌نامه بی‌خطر نوشته شده باید شامل موارد زیر باشد:
- لیست محصولات شیمیایی به روز شده مطابق نیاز.
- تهیه نسخه مکتوب ارزیابی خطر” کنترل مواد خطرناک برای سلامتی” (COSHH).
- تمرین و تهیه مستندات از تمرینات کارکنان شامل
“استفاده بی‌خطراز مواد شیمیایی، خواندن و پیروی از اخطار‌ها و دستورالعمل‌های روی لیبل‌های ظروف مواد شیمیایی، سهولت دسترسی به SDSها، جایگزینی مواد شیمیایی کمتر سمی و یا غیر سمی تا حد امکان.
آب و محصولات گیاهی و طبیعی مانند جوهر‌های گرفته شده از سویا که نسبت به جوهر‌های نفتی، کمتر سمی‌اند، نظارت بر هوای داخل و میزان قرار‌گیری در معرض مواد شیمیایی، برای جلوگیری از تجاوز از حد مجاز، قرار دادن خروجی هوا و تهویه هوای تازه برای کاهش ورود گردوخاک، غبار و مواد سبک به داخل فضای کار، بکارگیری PPEهای مناسب (دستکش‌های مقاوم دربرابر مواد شیمیایی، دستکش‌های بلند و پیشبند) برای کارکنانی که با مواد شیمیایی خطرناک کار می‌کنند.”
حفاظت از ماشین
نقاله‌ها و ماشین‌های دارای بخش‌های متحرک و نقاط تیز مانند ماشین‌های چاپ غلتکی، پردازنده صفحه‌ای ، لفاف صحافی، پشته‌ساز پستی و حمل‌های جیبی، می‌توانند کارکنان را در خطر صدمات متعددی قرار دهند؛ بریدگی و سوراخ شدن بدن و یا قطع عضو.
برای کنترل خسارت حاصل از ماشین‌ها رعایت موارد زیر الزامی است:
- آموزش کارکنان و اجبار به استفاده از محافظ ماشین مثل محافظت دربرابر دستگاه‌های دارای نقاط تیز.
– نگهداری مناسب از محافظ‌ها
- نصب سیستم قفل‌گزاری درون ماشین‌ها به منظور جلوگیری از کار کردن ماشین در هنگام عدم وجود محافظ.
- مشخص کردن ماشین‌های خارج از دسترس توسط برچسب‌گذاری، مانند ماشین‌هایی که به علت تمیزکاری و یا تعمیر فوری از دسترس خارجند با برچسب‌هایی مثل “کارکنان ممکن است در خطر قطعات نوک‌تیز و یا متحرک قرار گیرند.”
– به اپراتورها درمورد مکان تمامی سوییچ‌های خاموش اضطراری آموزش دهید.
– کارکنان را در زمینه عملکرد مناسب نقاله‌ها آموزش دهید.
- پوشیدن لباس‌های گشاد، جواهرات و موهای بلند بسته نشده را در هنگام کار با ماشین‌ها و نقاله‌ها ممنوع کنید.
– ماشین‌ها به صورت منظم و مکرر توسط تکنسین‌های واجد شرایط بازرسی شوند.
طراحی محیط کار در جابه‌جایی
دستی مواد
صدمات و مصدومیت‌ها‌ی ناحیه کمر و پشت کارگر در صنعت چاپ رایج و عادی است. برای مثال در انبار‌ها و باراندازها مشخصا در اثر بلند کردن‌های نامناسب رگ‌به‌رگ شدن، پیچ‌خوردگی و کشیدگی رخ می‌دهد.
- به کارکنان تکنیک‌های مناسب بلند کردن اجسام به ویژه جعبه‌های کاغذ را آموزش دهید.
- برای بلند کردن محصولات سنگین به صورت تیمی عمل کنید، مثل بلند کردن غلتک‌های کاغذ.
برای حمل بارهای سنگین با تقسیم محموله یا بار را آن را کوچک و یا سبک‌تر کنید تا بلند کردن آن ساده‌تر شود
– محموله‌های بزرگ را به بارهای قابل‌حمل تقسیم کنید.
- ابزارآلات مناسب برای بلندکردن تهیه کنید، مثل تخته بالابر، چرخ‌دستی و پالت تراک.
- دستگاه‌های خارج از دسترس باید علامت‌گذاری شده، تعمیر و یا جایگزین شوند.
- به کارکنان نحوه استفاده صحیح و ایمن از ابزار جابه‌جایی دستی را آموزش دهید. برای مثال در انبار، سالن پست و عملیات بارگیری و توزیع. کار کردن با لیفتراک‌ها نیازمند آموزش‌های ویژه است.
طراحی محیط کار دیگر مسئولیت‌های شغلی
برای کارکنانی که در سالن پست بخش طراحی پیش از چاپ و بخش راه‌اندازی و مدیریت عملیات کار می‌کنند، طراحی محیط کاری مناسب برای کاهش ناراحتی و اختلالات ناشی از موقعیت‌های بدنی هر روزه (کشش، خم‌شدن، پیچش و تایپ کردن) بسیار مهم است. کارکنان باید در زمینه تکنیک‌های مناسب برای کاهش پیچ‌خوردگی و کشیدگی دست، شانه و مچ آموزش ببینند. کارگاه‌ها، صندلی‌ها و مانیتور‌ها باید در ارتفاع مناسب تنظیم شوند تا کشیدگی و خستگی و ناراحتی‌ها کاهش یابند.
بیشتر بخوانید: بررسی خطرهای چاپی در سالن چاپ
حفاظت از شنوایی و حفاظت در مقابل آسیب‌های اصوات مربوط به شغل
انجام چند چاپ به طور همزمان، دستگاه‌های برش و دیگر ماشین‌ها، حجم زیادی از صدا تولید می‌کنند. بلندی صدا در این وضعیت می‌تواند از میزان صدای عادی بی ضرر بالاتر برود که در این صورت یک برنامه حفاظت از شنوایی مورد نیاز است. کنترل‌های مهندسی باید پیاده‌سازی شوند تا میزان صدای تولید شده را تا حد امکان کاهش دهند. سطح صدای رایج در وسایل چاپ بین ۹۰ تا ۱۱۵ دسی‌بل است که از سطح قابل قبول بالاتر است. موارد کنترل خسارت شامل موارد زیر است:
- انجام شنوایی سنجی برای تمامی کارکنانی که به صورت روزانه یا هفتگی در معرض صداهای ۸۵ دسی‌بلی یا بالاتر قراردارند.
- برای کارکنان جدیدی که در معرض صداهای ۸۵ دسی‌بل و یا بالاتر قرار خواهند گرفت، تست اولیه شنوایی سنجی انجام دهید.
- هنگامی که اقدام به خرید تجهیزات جدید می‌کنید به نوع صدای تولیدی آنها نیز کنید.
- برای کارکنانی که به صورت روزانه و هفتگی در معرض صداهای ۸۵ دسی‌بلی و یا بالاتر قرار دارند، ابزارهای حفاظت شنوایی تهیه کنید.
- در محیط کار اگر سطح صدا از سطح مجاز بالاتر است، به کارکنان وقت استراحت دهید.
امنیت ماشین‌های صنعتی و لودرها
همه ساله تعداد زیادی از کارکنان در اثر عملیات و پیاده‌سازی‌های نامناسب آسیب می‌بینند، از جمله واژگون شدن لودرها و یا افتادن بار از روی بارانداز. مشکل اصلی عدم آموزش درست و کافی است.
ماشین‌های صنعتی دو دسته‌اند: الکتریکی یا باتری و موتورهای بنزین سوزی موتور احتراقی. هر یک دارای تنظیمات و تعلقات متفاوت هستند.کارکنان بسته به ماشین صنعتی که با آن کار می‌کنند باید حتما در زمینه ایمنی کار با آن ماشین تحت آموزش قرار گیرند. این آموزش‌ها شامل: شیوه رانندگی، بارزنی، پارک کردن، پیاده شدن، بنزین زدن و بازرسی ماشین‌ها است.
نکات مهمی که در بالا بردن میزان امنیت در کار با ماشین‌ها باید به آن توجه کرد:
- به افراد زیر ۱۸ سال اجازه کار با لودرها را ندهید.
- تنها از اپراتورهای تعلیم دیده و واجد شرایط استفاده کنید.
- اپراتورها قبل از کار با تجهیزات باید بازرسی‌های روزانه را انجام دهند. چک لیست‌های روزانه باید توسط سازنده ماشین تهیه شده باشد.
- اپراتورها باید بدانند که چه موقع به ماشین‌ها برچسب خارج از دسترس بزنند.
- از یک مکانیک واجد شرایط بخواهید تا سرویس‌کاری‌ها را انجام داده و مشکلات را برطرف کند.
- حتما به موارد ذکر شده در کتابچه راهنمای کاربر توجه کنید، مثلا در مورد ظرفیت بار.
- حتما در محیطی با تهویه مناسب کار کنید. به طور منظم موتورهای بنزین سوز را چک و تعمیر کنید تا میزان انتشار بنزین را کاهش دهید.
تجهیزات حفاظت شخصی
بسیاری از تهدید‌ها - از اجسام تیز گرفته تا پروسه‌های داغ، گردوخاک، جوهر‌ها و دیگر مواد شیمیایی- می‌توانند موجب آسیب دیدگی‌های مختلف از جمله ناراحتی‌های ناشی از شغل، بیماری و اختلالات پوستی و تنفسی شوند. اولین استراتژی کنترل باید محدود کردن منبع خطر تا حد امکان باشد. با این حال استفاده از تجهیزات حفاظت شخصی و تمرینات کار ایمن می‌تواند بسیاری از خطرات را کاهش دهد.
نکات مربوط به کنترل زیان شامل موارد زیر می‌شود:
- کارکنان را در زمینه استفاده از تجهیزات حفاظت شخصی آموزش دهید از جمله دستکش‌های محافظ، عینک‌های ایمنی، محافظ‌های صورت و ابزارهای محافظت از شنوایی و تنفس.
- برای کارکنانی که در نزدیکی دستگاه‌های چاپ و یا با آنها کار می‌کنند، محافظ صورت و چشم تهیه کنید؛ چرا که این دستگاه‌ها ممکن است از جوهر‌ها و مواد شیمیایی قطرات و گرد‌های ریز به بیرون پرتاب کنند.
- در کنار تجهیزاتی که ممکن است مواد شیمیایی به بیرون پخش کنند جایگاه‌هایی برای شست‌وشوی چشم آماده کنید.
- در جاهایی که کارکنان در معرض گردوخاک، ذرات معلق و بخار حلال‌ها هستند؛ محافظ تنفسی برایشان تهیه کنید.
- در جاهایی که خرده‌های کاغذ و ذرات جوهر می‌توانند باعث ناراحتی شوند، ماسک‌های تایید شده محافظ در برابر ذرات و گردوخاک تهیه کنید.
- در بعضی موارد استفاده از محافظ تنفسی اجباری است.
- به طور منظم ترک‌ها و شکاف‌ها و ناکارآمدی‌ها و… در تجهیزات حفاظت شخصی را چک کنید و در صورت مشاهده کاهش حفاظت معمولِ تجهیزات، یک مورد مناسب را جایگزین کنید.
- کارکنان را در زمینه ایمنی پروسه‌های داغ آموزش دهید. - در فضاهایی که پروسه‌های داغ در حال انجام هستند جعبه کمک‌های اولیه برای سوختگی قرار دهید. کارکنان را در زمینه ایمنی و شیوه استفاده از کمک‌های اولیه برای کنترل سوختگی و موارد دیگر آموزش دهید.
ایمنی و سلامت کارکنان و خطرات عمومی
برخی خطرات مثل سر خوردن و افتادن، فضاهای کم‌نور، آتش‌گرفتگی و یا اعمال خشن می‌توانند در مکان‌ها و محوطه‌ها کارکنان و دیگر افراد را به خطر بیاندازند. استراتژی‌های کنترل خسارت سلامت کارکنان و خطرات عمومی شامل موارد زیر می‌شود اما به این موارد محدود نمی‌شود:
حفاظت از جان
- یک برنامه اورژانسی مکتوب و رسمی تهیه کنید
- برنامه را در اختیار تمامی کارکنان، تهیه‌کنندگان و بازدیدکنندگان قرار دهید. در طول سال تمرینات مختلفی را در این زمینه اجرا کنید.
- تمرینات را مورد بررسی قرار دهید تا مطمین شوید که کارکنان از اینکه در مواقع اورژانسی چه کاری باید انجام دهند آگاه باشند، از مانند تخلیه مکان در مواقع مورد نیاز. و کاستی‌ها را شناسایی کنید.
- طرح اورژانسی را در اختیار تمامی اشخاص ثالث در محوطه‌کاری قرار دهید.
- به تعداد کافی راه‌های خروج ایجاد کنید.
- همیشه مواد، فهرست کالاها و پسماندها را دور از راه‌های خروج و خارج از راهروها قرار دهید.
- برای خروجی‌ها به تعداد کافی نور و علامت بگذارید.
- در خارج از ساختمان و با فاصله از آن یک مکان ملاقات عمومی داشته باشید تا در آن حضور یابید.
سرخوردن، لغزش و افتادن
سرخوردن و افتادن و صدمات ناشی از آنها در محیط‌کاری می‌تواند موجب شود که کارکنان یا اشخاص ثالث شما را مقصر این صدمات بدانند.
- سطوح راه رفتن را در شرایط خوب و هموار نگهدارید.
- کف‌پوشها و نوع آنها که در جای درستشان قرار ندارند را تعویض کنید.
- زمین را خشک و عاری از هرگونه آب، روغن و گریس نگهدارید.
- از نشانه “زمین خیس است” استفاده کنید و فورا زمین را پاک کنید.
- پارکینگ‌ها را از برف و یخ پاک نگهدارید.
- از انجام هرگونه انتقال ناهموار بر روی سطوح راه رفتن جلوگیری کنید.
- حفاظت و نگهداری را خوب و مناسب اجرا کنید.
- از به هم ریختگی راهروها و مسیرهای عبور جلوگیری کنید.
- کابل‌های برق را دور از راهروها، مسیرها و به ویژه دور از محل عبور اپراتورها در اطراف تجهیزات نگهدارید.
- راه‌پله‌ها را به نرده و پاگرد‌های ضد لغزش مجهز کنید، روشنایی کافی ایجاد کنید و تمیز نگهدارید.
- سطح باراندازها و کفی آنها را در شرایط مناسب نگهدارید.
- در درون و خارج از ساختمان روشنایی مناسب ایجاد کنید در مکان باراندازها و فضای پارکینگ.
- استفاده امن از نردبان‌ها را آموزش دهید.
امنیت محل
یک برنامه امنیت محلی می‌تواند در حفاظت از افراد و دارایی‌ها کمک کند، برای مثال جلوگیری از دسترسی غیر مجاز به مکان‌هایی که موارد و اشیای با ارزش نگهداری می‌شوند، مثلا ، نمونه‌ها و دیگر دارایی‌های مشتریان.
- برای کارکنان یک ورودی امن داشته باشید.
- برای بازدیدکنندگان و مشتریان و فروشندگان شیوه ورود منحصر به فرد ایجاد کنید٬ مثلا راهنما و همراه برای بازدیدکنندگان.
- جلسات با اشخاص ثالث را در فضایی جدا از فضای تولید برگزار کنید.
- یکی از کارکنان را برای همراهی تور بازدیدکنندگان تعیین کنید.
- برای بازدید‌کنندگانی که وارد فضای تولید می‌شوند تجهیزات حفاظت شخصی مناسب تهیه کنید. در غیر این صورت دسترسی به فضای تولید تنها برای کارکنان مقدور باشد.
- در صورت بروز خشونت اطلاع رسانی و رسیدگی اورژانسی داشته باشید.
- فضاهای مختلف از جمله انبار را خارج از ساختمان قرار دهید.
- بوته‌ها و بریده‌های چمن را از روی پنجره‌ها و جلوی درب‌ها پاک کنید.
- باراندازها و ریل‌های آهنی باید گارد‌کشی شوند. در صورت نیاز علایم هشدار قرار دهید.
- دوربین‌های امنیتی نصب کنید.
- وسایل مختلف را در زمان تعطیلی کار قفل‌گذاری کنید، تا از دزدی کامپیوترها و وسایل با ارزش جلوگیری شود.
ملاحظات مربوط به اشخاص ثالث
پیمانکاران، تامین‌کنندگان مواد خام، اپراتورهای پسماندهای خطرناک، لابراتوارهای کنترل کیفیت و دیگر اشخاص ثالثی که با آنها کار می‌کنید می‌توانند برای شما نوعی مسئولیت به شمار آیند. نکات مربوط به کنترل خسارت شامل موارد زیر است:
- برنامه‌های خطر انتقال، از جمله گواهینامه‌های بیمه و حفظ امنیت توافقات قراردادی با محدودیت‌های مناسب بیمه‌ای.
- اشخاص ثالث ممکن است شامل آژانس‌های استخدام موقت نیز باشند،این در صورتی است که شما از این آژانش‌ها برای استخدام کارکنان موقت در محل کارتان استفاده کنید. - برای خدمات در محل با پیمان کاران توافق کار امن داشته باشید، از جمله اجازه نامه کارهای داغ.
رانندگی مربوط به شغل
بسیاری از شرکت‌های چاپی کارکنانی مخصوص فروش و تحویل کالا دارند. که با وسایل نقلیه مرتبط با زمینه کاریشان کار می‌کنند. صدمات ناشی از وسایل نقلیه موتوری می‌تواند هم به کارکنان شما و هم به مردم عادی آسیب بزند. در صورت وقوع این گونه تصادفات ممکن است به تعدادی بیشتر از وسایل نقلیه شما خسارت وارد شود، بعلاوه کارکنانی که از وسایل نقلیه خودشان در این زمینه استفاده می‌کنند می‌توانند ریسک‌های اقتصادی دیگری نیز داشته است. استراتژی‌های کنترل خسارت شامل موارد زیر است:
- برای استخدام رانندگان آنها را گزینش کنید.
- گواهینامه رانندگی و ارزیابی شایستگی رانندگان را بررسی کنید.
- برنامه امنیت ناوگان پیاده‌سازی کنید که شامل رانندگی تدافعی، جلوگیری از تصادف، بازرسی وسایل نقلیه و نگهداری آنها باشد تمامی تمرینات رانندگان را به شکل مستند نگهداری کنید.
- برنامه‌ای برای بازرسی وسایل نقلیه به شکل منظم داشته باشید این برنامه شامل ماشین‌هایی که چاپخانه مالک آنها نیست نیز می‌شود.
- پیش از این که از وسیله نقلیه‌ای برای انجام کارهای چاپخانه استفاده کنید تمامی کارکنان را در زمینه رانندگی تدافعی آموزش دهید.
- رانندگان کامیون‌ها را در زمینه تمرینات امنیتی آموزش دهید. برای مثال دنده عقب گرفتن روی بارانداز.
- در زمینه رسیدگی به ترافیک افراد پیاده در فضاهای بارگیری و بار زنی شیوه‌های کار ایمن را پیاده‌سازی کنید برای مثال جداسازی فیزیکی.
- برای استفاده از تلفن همراه خط مشی تعیین کنید. استفاده از تلفن همراه در زمان رانندگی با وسایل نقلیه را ممنوع کنید. کارکنان برای دریافت پیغام یا پاسخ به تماس باید به کنار زده و در مکانی امن بایستند.
- یک پروسه بررسی و گزارش تصادف داشته باشید.جعبه داشبورد را به یک فرم تصادف به منظور ثبت وقایع مربوط به تصادف تجهیز کنید که با عنوان “در زمان خطر” کامل شده باشد .
- از رانندگانی که تصادفات قابل پیشگیری دارند در خواست آموزش اصلاحی کنید که تحت شیوه‌ای انضباطی بوده باشد.
- از رانندگان وسایل نقلیه‌ای که تحت مالکیت چاپخانه نیستند بخواهید تا مدارک مربوط به بیمه وسیله نقلیه، که شامل بیمه استفاده تجاری از آن وسیله و محدودیت مناسب برای خسارت است، را ارایه دهند.
- اگر شما از سرویس‌های حمل‌کننده و یا نیروی استخدامی برای رساندن محصولات استفاده می‌کنید، از آنها بخواهید تا گواهی و بیمه خود را ارایه دهند. با کارگزار خود در مورد محدودیت‌های لازم مشورت کنید.
مسئولیت‌های حرفه‌ای
خدمات چاپ تنها نباید سر وقت باشد بلکه آنها باید در تولید و چاپ کلمات و مکاتبه‌ها دقت کافی را نیز داشته باشند. هرگونه اشتباه در چاپ، حذف شدن، رنگ نادرست و کیفیت پایین چاپ و یا سر وقت نبودن در رساندن محصول می‌تواند موجب خسارات مالی به شما و به مشتری‌تان شود.
غلط‌ها و حذفی‌ها می‌توانند موجب مشکلات بزرگتری شوند مثلا تار شدن حروف در یک صفحه، اشتباه چاپی در لیبل‌های اخطار محصولات و داروها، بلیط‌ها، چک‌ها، نقشه‌های معماری، راهنما‌های دستی، تبلیغات و همچنین جا افتادن یک صفحه در یک انتشار. دیر رساندن محصول در مواقعی که زمان رساندن مهم است مانند تبلیغات؛ همچنین ممکن است مشتریان از پرداخت دستمزد شما خودداری کرده و دیگر به شما اعتماد نکنند. به علاوه شما باید در امر رسیدن به تفاهم در معاملات تجاری با تمامی اشخاص ثالث از جمله مشتریان، تهیه‌کنندگان و پیمانکاران کوشا باشید.
استراتژی‌های کنترل خسارت شامل موارد زیر است:
- از مشتری‌ها بخواهید تا مشخصات سفارش خود را صورت مکتوب به شما تحویل دهند.
- در صورتی که مشتریان طراحی مخصوص خود را به شما می‌دهند توافقنامه‌ای تهیه کنید.
- از مشتری‌ها بخواهید تا قبل از شروع کار رنگ جوهر‌ها را تایید کنند این موضوع زمانی که لوگو و برند کمپانی‌ها را چاپ می‌کنید حایز اهمیت است.
- بازرسی‌های مربوط به تضمین کیفیت را برای راه‌اندازی و تولید انجام دهید.
- قبل از ارایه نمونه برای تایید مشتری بازرسی‌های تضمین کیفیت را انجام دهید.
- امضا و تایید مشتری را بر روی همه جوانب بخواهید از جمله رنگ و تصحیحات صورت گرفته.
- تمامی تایید‌ها را به شکل مستند درخواست کنید چه به صورت کتبی و چه به شکل ایمیل.
- تمامی سند‌ها را مطابق با شیوه نگهداری سند آرشیو کنید.
- سیستمی داشته باشید که در آن یک کپی از مشخصات هر کار همراه پروژه و در همه مراحل وجود داشته باشد تا تمامی افراد از نیازها و وظایف باخبر باشند.
- قوانینی برای چاپ مجدد و فراخوانی داشته باشید.
- برنامه رسیدگی به شکایات داشته باشید.
- اگر در تولید با پیمانکاران همکاری دارید برنامه‌ای مربوط به خطرات انتقالات داشته باشید از مانند درخواست گواهی بیمه.
- بهترین تمرین‌ها و آموزش‌های فدراسیون صنایع چاپ بریتانیا را دنبال کنید.
دارایی مشتری
از دارایی‌های مشتری حفاظت کنید و محصولات تولید شده را تحت نظارت خودتان نگهدارید تا زمانی که تحویل داده شوند. این موارد شامل قالب‌ها ،کلیشه‌ها ، صفحاتی که برای آنها هزینه کرده‌اند ، همین‌طور لوگوها، پرینتها و الگوها است.
موارد کنترل زیان شامل موارد زیر است:
- در نگهداری از دارایی‌های مشتریان( لوگوها، کارهای هنری، الگوها پرینتها، قالب‌ها، نسخه‌های خطی و کلیشه‌ها) توجه ویژه‌ای کنید تا از خرابی، آسیب و شکستگی جلوگیری شود.
- در توافقات خرید صاحب قالب‌ها و کلیشه‌ها باید مشخص باشد.
- از قالب‌ها و کلیشه‌ها طوری نگهداری کنید که در صورت امکان در سالن‌های جدا استفاده نشوند برای مثال سالن‌هایی که امکان آتش‌سوزی وجود دارد.
- پس از اتمام کار الگوها و پرینتها را به مشتریان بازگردانید و یا آنها و دیگر دارایی‌های مهم را در مکان‌های امن و مقاوم در برابر آتش و یا گاو صندوق‌ها نگهداری کنید. بعضی از چاپ‌کار‌ها از مشتریان می‌خواهند تا از کارها کپی داشته باشند.
امنیت داده‌ها و اطلاعات
بسیاری از دفاتر چاپی مشخصات، تاییدیه‌ها، مدارک و دیگر تعاملات تجاری را به صورت الکترونیکی توسط ایمیل یا وب‌سایت به اشتراک می‌گذارند. بسیاری از این فایل‌ها و مدارک چاپی حاوی اطلاعات مدیریتی و امنیتی خاص و مهمی هستند.
مواردکنترل زیان شامل موارد زیر است:
- از داده‌ها و شبکه‌های کامپیوتری خود محافظت کنید، مانند انتقال داده‌های مشتریان؛ این کار را توسط فایروال‌ها و نرمافزارهای حفاظت در برابر ویروس و اسپم انجام دهید.
- از داده‌های کامپیوتر هرشب فایل پشتیبان گرفته و در جایی دیگر ذخیره کنید.
- اسناد و مدارک با ارزش را در گاو صندوق‌های ضد حریق و استاندارد کنید.
- نسخه‌های اصلی که قابل کپی شدن نیستند را در مخازن و مکان‌های امن نگهداری کنید.
- به شکل منظم کامپیوترها را بازرسی، تعمیر و سرویس کنید.
- تمام کامپیوترها را با شماره شناسایی مختص خودشان مشخص کنید تا در صورت دزدی قابل پیگیری باشد.
- با سرویسی قرارداد ببندید که به شما اجازه دهد که در صورت از دست رفتن داده‌های عملیاتی تجهیزاتتان، بتوانید عملیات بازگشت اطلاعات و داده‌های کامپیوتری را انجام دهید.
- یک سرویس هات‌سایت (hot site) این اجازه را به شما می‌دهد که عملیات خود را به یک موقعیت مکانی دیگر انتقال دهید.مثلا فضای دفتر، مبلمان، تلفن و تجهیزات کامپیوتری.
- یک سرویس کلد‌سایت (cold site) برای شما فضای دفتری تهیه می‌کند، که به شما اجازه می‌دهد تمام تجهیزات و نرمافزارهای مورد نیازتان را در آنجا نصب کنید.
برنامه تداوم احتمالی تجارت
مشتریان به خدمات چاپی اعتماد می‌کنند تا محصولی با کیفیت بالا و به موقع به آنها تحویل داده شود. جدول زمانی موردی است که دارا بودن آن بسیار مهم است. خوب بودن شرایط اقتصادی در صنعت چاپ به شدت دربرابر قطع تولید روزانه آسیب‌پذیر است. این موضوع ممکن است ناشی از آتش‌سوزی، خرابی تجهیزات، عملکرد نادرست و دیگر آسیب‌ها باشد.
بسیاری از دستگاه‌های چاپ و دیگر تجهیزات مهم از کشورهای خارجی وارد می‌شوند، بنابراین جایگزین کردن هر کدام از آنها می تواند ماه‌ها طول بکشد. چاپخانه‌ها قادر نیستند تا با آسیب‌دیدگی ماشین‌ها و یا خرابی قطعات روبه‌رو شوند.
به علاوه عملیات چاپ وابسته به دسترسی آسان به کارهای هنری، لوگوها نگاتیو‌ها، نسخه‌های دستی، قالب‌ها صفحات، کلیشه‌ها، الگوها، مشخصات، دارایی‌های دیجیتالی و مدیریت داده‌های مشتری است، تا کار، دقیق و به موقع تحویل داده شود. اما اگر این موارد خراب یا ناقص باشند و یا گم شوند چه باید کرد؟ این موضوع خیلی مهم است که برنامه‌ای برای اطمینان از تداوم عملیات در تجارتتان داشته باشید.
احتمال خرابی تجهیزات
ملاحظات مربوط به کنترل زیان با نوشتن یک برنامه تداوم تجارت شروع می‌شود و شامل موارد زیر است:
- با توجه به لیستی که تولید‌کنندگان از قطعات یدکی پیشنهادی، دردسترس و کاربردی ارایه می‌دهند و همین‌طور با توجه به مطالبی که درمورد جایگزین کردن و به‌روزکردن سالانه‌ی قطعات و تجهیزات با گارانتی و زمان تحویل آنها نوشته‌اند. قطعات یدکی مهم و کاربردی را تهیه و نگهداری کنید.
- یک تعمیرکار شناخته شده یا از قبل تعیین‌شده داشته باشید که در زمان خرابی‌ها و یا نیاز به قطعات واجب سریعا حاضر شده تا تعمیرات و یا جایگزینی‌ها را انجام دهد.
- یک برنامه جایگزین داشته باشید که در صورت بروز مشکل در تجهیزات مهم، بتوانید با یک خدمات چاپی دیگر و یا امکانات پشتیبان کارتان را ادامه دهید.
یک توافق مکتوب از قبل تهیه شده با یک خدمات چاپی دیگر که تجهیزات مورد نیاز را دارد داشته باشید تا در صورت بروز مشکلات در تجهیزات و ناکارآمدی آنها بتوانید پروسه چاپ خود و همین‌طور ارسال‌ها را انجام دهید. این توافق شامل گواهی بیمه و برنامه خطرات انتقال نیز است. محیط چاپخانه
منبع: ماهنامه صنعت چاپ
